Bedrijfsbeveiliging in de vakantieperiode: het risico zit niet buiten, maar binnen

Vorig jaar, ergens in week 30, meldde onze surveillant een beschadigd hekwerk aan de achterzijde van een bedrijventerrein in de Drechtsteden. Hij had het opgemerkt tijdens een nachtelijke controleronde en keurig vastgelegd met foto’s. De melding bleef drie dagen liggen. De vaste contactpersoon van de klant was op vakantie. Zijn vervanger wist niet dat het pand een tweede toegang aan de waterkant had en niemand voelde zich verantwoordelijk genoeg om even te bellen. Er is uiteindelijk niets gebeurd, het hek is gerepareerd en iedereen is met vakantie geweest. Maar dat voorval vertelt precies wat er in de zomer misgaat bij bedrijven. Met vergeten lampen of openstaande ramen heeft het niets te maken.

De vakantieperiode is voor de bedrijfsbeveiliging een wezenlijk andere periode dan de rest van het jaar. Met wat er buiten het hek gebeurt heeft dat weinig te maken: binnen de organisatie verandert er in die weken zoveel dat het complete risicoprofiel verschuift. Dat verhaal vertellen wij onze klanten elk voorjaar, omdat het nogal verschilt van de standaardlijstjes die elke zomer weer opduiken.

Het aantal mensen met verkeerde bedoelingen is in juli ongeveer even groot als in maart, daar zit het verschil dus niet. Het verschil zit in hoe makkelijk ze hun werk kunnen doen zodra de schoolvakanties beginnen en bedrijven in een andere stand schieten.

De bezetting halveert, soms meer dan dat. De mensen die overblijven, zijn vaak niet degenen die de locatie het beste kennen. De medewerker die al vijftien jaar op dezelfde afdeling werkt en meteen ziet dat er iets niet klopt aan dat busje op het achterterrein, ligt aan een Frans meer. Zijn vervanger doet zijn best, maar herkent de vaste leverancier niet van de onbekende bezoeker en durft er al helemaal niemand op aan te spreken.

Besluitvorming vertraagt in diezelfde weken merkbaar. Een melding die normaal binnen een uur wordt opgepakt, wacht nu op iemand die pas over anderhalve week terug is. Escalatielijnen die op papier kloppen, blijken in de praktijk te bestaan uit drie mensen die tegelijk afwezig zijn. Wij zien elk jaar dat de opvolging van onze rapportages in juli en augustus trager verloopt dan in de rest van het jaar. Daar kijken wij allang niet meer van op, want zo werkt een organisatie op halve kracht nu eenmaal. Het is wel iets waar je vooraf op kunt inspelen.

Wat bijna iedereen onderschat: de sociale controle die er normaal gratis bij zit, valt weg. Een vol kantoorpand of een draaiende productiehal beveiligt zichzelf voor een deel, simpelweg omdat er overal ogen zijn. Mensen die naar buiten kijken en een auto op de parkeerplaats zien staan die er niet hoort, of die de zijdeur even dichtdoen omdat het tocht. In de zomer verdwijnt die laag. Wat overblijft is de beveiliging die je bewust hebt georganiseerd. Wij hebben ook meegemaakt dat een klant pas in augustus ontdekte hoeveel er normaal stilzwijgend door de eigen medewerkers werd opgevangen.

Hier wordt het interessant, want de zomer is voor veel bedrijven juist de drukste periode als het gaat om externe partijen op het terrein. De productielijn ligt stil, dus nu moet dat onderhoud gebeuren. Het kantoor is halfleeg, dus nu wordt er geschilderd en verbouwd. Aannemers, installateurs, schoonmaakbedrijven en keuringsinstanties lopen af en aan, vaak met eigen sleutels of tijdelijke toegangspassen, vaak met wisselende ploegen.

Het gevolg is een paradox die wij in de praktijk voortdurend tegenkomen: op het moment dat de eigen mensen die afwijkingen zouden opmerken met vakantie zijn, wordt een onbekend gezicht op het terrein juist het meest normale beeld van de dag. Wie in werkkleding met een ladder onder de arm door een openstaande poort loopt, wordt in augustus door niemand aangesproken. Wij hebben situaties meegemaakt waarin onze surveillant tijdens een controleronde de enige bleek te zijn die vroeg wie iemand was en wat hij daar deed. Het antwoord was in dat geval legitiem, de aannemer stond gewoon ingepland. Maar niemand op locatie wist dat en niemand had het gecontroleerd als wij er niet waren geweest.

Toegangsbeheer is in de vakantieperiode dan ook geen administratieve bijzaak. Wie heeft er tijdelijke toegang, tot welke delen van het pand geldt die toegang en wordt hij na afloop van de werkzaamheden ook daadwerkelijk ingetrokken? Wij komen in september nog regelmatig passen en sleutels tegen die in juni zijn uitgegeven aan partijen die allang klaar zijn.

Er is nog een reden waarom standaardadvies over de vakantieperiode zo weinig waard is: de zomer betekent voor het ene bedrijf iets totaal anders dan voor het andere. Bij een productiebedrijf in Brabant ligt de fabriek drie weken stil en is het grootste risico een verlaten terrein waar wekenlang niemand rondloopt die afwijkingen opmerkt. Bij een distributiecentrum in de Rotterdamse haven draait de operatie in diezelfde weken juist op volle toeren, omdat de goederenstroom niet met vakantie gaat en de zomer voor veel logistieke klanten zelfs een piekperiode is.

Dat tweede scenario brengt een heel ander risicoprofiel met zich mee. De vaste ploeg wordt aangevuld met vakantiekrachten en uitzendpersoneel dat de procedures nog niet kent, terwijl de doorloop aan de poort hoger is dan ooit. In het tempo van een piekperiode is er simpelweg weinig ruimte om bij elke onbekende stil te staan. Havenbeveiliging in de zomer draait daarom veel minder om afgesloten deuren en veel meer om toegangscontrole, om weten wie er binnen is en om een beveiliger die durft door te vragen wanneer een verhaal niet klopt.

Wij bedienen beide werelden: van stilgelegde productielocaties in Brabant en Zeeland tot logistieke knooppunten rond Rotterdam en de Drechtsteden. Een goed vakantieplan begint daarom met de vraag welk van de twee gezichten uw bedrijf in de zomer heeft. Het antwoord bepaalt of het accent op surveillance en alarmopvolging moet liggen, of op de bemande controle van wie er in- en uitloopt.