Visitatie: wet & regelgeving

Veel bedrijven en instellingen hebben regels opgesteld over het invoeren en uitvoeren van goederen. Veelal om redenen van veiligheid en het voorkomen van diefstal van goederen. Tegenover de verplichting om zich te houden aan de gedragsregels, staat de verantwoordelijkheid van de ondernemer om toezicht uit te oefenen op het nakomen van afspraken. Een van de middelen die de ondernemer ter beschikking staat is visitatie. Deze visuele controle op de inhoud van bijvoorbeeld tassen is een belangrijk hulpmiddel om hieraan inhoud te geven. Slechts in beperkte gevallen is er een wettelijke verplichting, maar meestal moet de grondslag gevonden worden in een aangetoonde en gedocumenteerde noodzaak bijvoorbeeld diefstallen, terwijl minder ingrijpende middelen falen (subsidiariteit). In dat geval kan een beroep gedaan worden op het burgerlijk wetboek.

In Boek 5, artikel 1 van het Burgerlijk Wetboek staat eigendom omschreven als het meest omvattende recht dat men op een zaak kan hebben. Om zijn eigendom te beschermen mag de eigenaar zijn terrein omheinen, aan het betreden ervan voorwaarden verbinden en ook regels stellen voor de uitvoer van goederen om diefstal en verduistering te voorkomen. Eén van de regels kan de visitatieregeling zijn, vaak ondergebracht in de bedrijfs- of huisregels.

Binnen de beveiliging heeft visitatie de betekenis van visuele inspectie van de inhoud van meegevoerde tassen, dozen, kisten, van kleding (zakken) en van voertuigen. Het is een maatregel in het belang van de orde die bepaald wordt door de rechthebbende. De rechthebbende is de organisatie en haar wettelijk vertegenwoordiger, meestal de algemeen directeur. De visitatieregeling kan alleen betrekking hebben op niet-werknemers, wat een discussie met de ondernemingsraad over de rechtmatigheid van de regeling voorkomt. Maar met de werkgever als de rechthebbende kan de visitatieregeling wel degelijk ook of specifiek betrekking hebben op werknemers.

Voor zeehavenbedrijven waarop EU-verordening 725/2004 van toepassing is, geldt dat er zelfs maatregelen genomen moeten worden om te voorkomen dat er voor gebruik tegen personen, schepen of havens bedoelde wapens of andere gevaarlijke stoffen en apparaten, waarvan het vervoer verboden is, de havenfaciliteit in of aan boord van een schip worden gebracht (EU-verordening 725/2004, Deel A, artikel 16.3, lid 1). In het verlengde hiervan wordt in Deel B, artikel 16.18 gesteld dat al die genen die de havenfaciliteit wensen te betreden onderworpen dienen te kunnen worden aan fouilleren en doorzoeken (wat meestal wordt vervangen door visiteren). Op basis van een verplichte risicobeoordeling van de havenfaciliteit kan, verwijzend naar een advies van de Europe Economische Sociale Commissie (EESC) van 2004, ook geadviseerd worden visitatie toe te passen ten aanzien van hen die de havenfaciliteit verlaten.

In andere gevallen zullen bedrijven zich moeten beroepen op het overeenkomstrecht, zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek (BW). Van een overeenkomst is sprake als één of meer partijen (natuurlijke personen of rechtspersonen) met één of meer andere partijen verplichtingen aangaan, van welke aard dan ook (levering van goederen of van diensten of arbeid). De verplichting om mee te werken aan de toegangs- en/of uitgangscontrole is dan één van de verbintenissen die voortvloeien uit het contract. Voor werknemers met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is de wettelijke basis van de visitatieregeling gelegen in de bevoegdheid van de werkgever om voorschriften in het belang van de orde te geven (artikel 7:660 BW). De werknemer is verplicht zich te houden aan deze ordevoorschriften. De verplichting voor de werknemers om de ordevoorschriften na te leven wordt veelal in een bedrijfsreglement of rechtstreeks in de arbeidsovereenkomst verankerd. Als een werknemer van mening is dat zijn privacy ernstig wordt geschonden, kan hij zich ook beroepen op het BW, daar waar het gaat om “goed werkgeverschap” (7:611 BW) en “onrechtmatige daad” (6:162 BW). De vraag die centraal staat is of de visitatie in verhouding staat met de concrete situatie en het individuele belang van de werknemer, de voornoemde aangetoonde noodzaak en subsidiariteit.

Indien de arbeidsovereenkomst geen ruimte biedt voor de toepassing van een visitatieregeling en er ook niet in is voorzien in het bedrijfsreglement, is het verstandig en mogelijk verplicht vooraf aan invoering instemming te krijgen van de ondernemingsraad. De noodzaak eerst langs de ondernemingsraad te gaan hangt af van of er sprake is van een “voorziening” in de zin van artikel 27 lid 1 aanhef en onder l van de Wet op de Ondernemingsraden (een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen). Van een voorziening is sprake als detectiepoortjes of bagage-scanapparatuur gebruikt wordt. Een handmatig uitgevoerde uitgangsvisitatie (bijvoorbeeld onderzoek handbagage) valt niet onder het instemmingsrecht omdat geen sprake is van een technische voorziening. Als een ingangscontrole zich ook richt op personeel om te voorkomen dat zij voorwerpen meenemen die een bedreiging vormen voor de veiligheid van personeel in het gebouw kan sprake zijn van een “regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden” in de zin van artikel 27 lid 1 aanhef en onder d van de WOR, waarvoor de OR het instemmingsrecht heeft (met uitzondering van die bedrijven die zich kunnen beroepen op EU-verordening 725/2004).

Voor het inzetten van visitatie geldt een aantal belangrijke aandachtspunten, bovenop de hiervoor genoemde punten:

•  Personen die de visitatieregeling uitvoeren moeten daartoe zijn aangewezen door de rechthebbende.
•  Meewerken aan visitatie is vrijwillig, dus dient vooraf toestemming te worden gevraagd aan de betrokkene(n).
•  Personen die weigeren mee te werken aan visitatie worden gewezen op de (arbeidsrechtelijke) consequenties.
•  Visitatie wordt zover als mogelijk uitgevoerd met respect voor privacy, dus afgescheiden van andere personen en zo mogelijk in een aparte ruimte.
•  Om vervelende discussies achteraf te voorkomen vindt visitatie plaats in aanwezigheid van een derde persoon of wordt gebruik gemaakt van cameratoezicht.

 Indien niet iedereen (of iedereen binnen een categorie, bijvoorbeeld bezoekers of vrachtvervoerders) aan visitatie wordt onderworpen dient voor de selectie van personen en voertuigen gebruik gemaakt te worden van een toevalsgenerator, zoals de visitatieselector, waardoor de steekproef op een objectieve wijze gerandomiseerd kan worden. Uitzondering hierop kan alleen op basis van feiten en omstandigheden (objectief dus).

 Iedereen, zowel bezoekers (klanten), leveranciers en medewerkers moeten bij het betreden duidelijk worden gemaakt dat ze onderworpen kunnen worden aan bepaalde regels. Regels dienen ‘kenbaar’ te zijn, men moet in staat zijn daar zonder enige moeite kennis van te nemen. Denkbaar is dat ze bij de ingang op een bord staan vermeld, als een poster in de portiersloge zijn opgehangen of op de achterkant van een toegangsbewijs zijn afgedrukt.

 Om te voorkomen dat personeel van derden, bijvoorbeeld van uitzendbureaus, dat op de locatie werk komt verrichten in de veronderstelling is dat de regels niet op hen van toepassing zijn, omdat zij een andere werkgever hebben, dient als onderdeel van het contract met de derde partij te worden opgenomen. Hierin kan worden opgenomen dat deze derde partij met diens personeel of met diens onderaannemers afspreekt dat ook zij zich gebonden achten aan de visitatieregeling.

Indien iemand niet van visitatie gediend is, is dat zijn goed recht. Bij het weigeren van toegangsvisitatie kan dat betekenen dat de betrokkenen op basis van instructies van de rechthebbende de toegang tot het gebouw of terrein wordt ontzegd. Bij het weigeren mee te werken aan uitgangsvisitatie kan dat voor de weigeraar vervelende consequenties voor de toekomst hebben.

Bij weigering tot medewerking bij uitgangsvisitatie  dient in eerste instantie uitleg te moeten worden gegeven over het waarom van de visitatie en de verplichtingen die voortvloeien uit de vooraf gemaakte afspraak. Als de betrokkene per se wil vertrekken zonder dat visitatie heeft kunnen plaatsvinden, kan hij niet tegengehouden worden. Bij volharding van de weigering moet dit gerapporteerd worden aan de (hiervoor aangewezen vertegenwoordiger van de) rechthebbende, die vervolgens bepaalt wat er moet gebeuren. Als het een eigen werknemer is die weigert mee te werken, schendt hij één van de verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst of minimaal het bedrijfsreglement. Het is vervolgens aan de werkgever om te bepalen hoe zwaar hij dit verzuim sanctioneert.

De sanctie op niet-nakoming van de regels verlangt uiteraard wel dat is vastgesteld wat de identiteit van de betrokkene is. Dit controleren van de identiteit dient dus ook in de regeling te zijn opgenomen, inclusief de bevoegdheid van de uitvoerende om deze controle uit te voeren. In het uiterste geval kunnen camerabeelden, indien beschikbaar, gebruikt worden om de betrokkene te identificeren. De regels aangaande het gebruik van camerabeelden moet hierin dan wel voorzien (raadpleeg AVG).

Indien bij de visitatie goederen worden aangetroffen ten aanzien waarvan getwijfeld wordt aan de rechtmatigheid van afvoer, moet in eerste instantie een vergissing niet worden uitgesloten en mogen niet direct conclusies getrokken worden. Visitatie bij vertrek houdt alleen stand indien wordt uitgegaan van de betrouwbaarheid van betrokkenen. Hiermee dient houding en manier van aanspreken van betrokkenen in overeenstemming te zijn. Het weigeren van medewerking aan uitgangscontrole maakt iemand nog geen verdachte (in de zin van het Wetboek van Strafvordering). Weigering alleen kan dus niet dienen als grond voor aanhouding, omdat een weigering op zich geen feiten of omstandigheden opleveren als bewijs van schuld aan enig strafbaar feit.

Wanneer bij het aantreffen van voorwerpen toch het vermoeden bestaat dat er sprake is van diefstal of verduistering, is het voor degene die de visitatieregeling uitvoert van belang om de regels van het bedrijf of de opdrachtgever goed te kennen en deze te volgen. Zodra geconcludeerd wordt dat een strafbaar feit op heterdaad ontdekt is kan eenieder namelijk de aanhoudingsbevoegdheid toepassen van artikel 53 van het Wetboek van Strafvordering. Dit impliceert echter dat de verdachte moet worden overgedragen aan de politie. Er zijn vele argumenten te bedenken waarom een dergelijke vorm van afdoening vanuit bedrijfsmatig oogpunt geen voorkeur heeft. Dat houdt in dat in de regeling een bepaling dient te worden opgenomen hoe moet worden gehandeld bij onrechtmatige uitvoer. Ten aanzien van eigen medewerkers zijn disciplinaire maatregelen of is zelfs ontslag mogelijk.

SERIS Security is een beveiligingsbedrijf dat gespecialiseerd is in havenbeveiliging, mobiele surveillance, alarmopvolging en objectbeveiliging. SERIS Security is certificaathouder van het Keurmerk Beveiliging van de Nederlandse Veiligheidsbranche en is ook gecertificeerd volgens de normen ISO9001:2015, ISO14001:2015, ISO45001:2018  & VCA* 2017/6.0.

Benieuwd wat SERIS Security voor u kan betekenen op het gebied van visitatie of overige dienstverlening? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

 Per telefoon: 088-7374700

 Per email: info@seris.nl

 Via ons contactformulier: https://seris.nl/contact/

• ‘Visitatie verplicht!’ door Mr. F.B.M. Olijslager