Een veilig en gastvrij ontvangst

Stel je voor: je betreedt een imposante kantoorlocatie. Binnen 7 seconden heb je al een oordeel gevormd. Een gevoel van onveiligheid, kapotte of oncomfortabele meubels, geluidsoverlast rommel, wachtende gasten, een muffe geur en een onvriendelijke receptioniste: de toon is gezet. En helaas: die negatieve eerste indruk is hardnekkig. Zelfs zes positieve ervaringen op rij kunnen het tij niet keren.

Waarom is die eerste indruk zo belangrijk? We zijn als mensen geneigd onze mening te bevestigen. Is onze eerste indruk negatief, dan letten we vooral op details die dat bevestigen. Zo wordt een onaangenaam, ongastvrij en onveilig gevoel al snel nóg onaangenamer. De oplossing? Maak van die 7 seconden een onvergetelijk en veilig moment! Zorg voor een overzichtelijke en gastvrije ontvangstruimte waar bezoekers zich prettig en op hun gemak voelen. Plaats bewegwijzering op strategische punten en voorkom potentiële gevaren. Begroet gasten vriendelijk en zorg voor een snelle en efficiënte afhandeling. Zorg dat de receptiemedewerker zichtbaar is, oogcontact maakt en bereid is om hulp te bieden. En vergeet de kleine gebaren niet: een glimlach, een kopje koffie of thee dragen bij aan een positieve sfeer.

Met de bovengenoemde gedachte heeft SERIS Security haar dienstverlening ingericht bij Allianz Nederland, aldus Rick Poleij. In zijn functie van Manager operations bij SERIS Security is hij eindverantwoordelijk voor de beveiligings- en hospitality dienstverlening in de Allianz Tower. Allianz Nederland en SERIS Security delen dezelfde visie: een gastvrije en veilige omgeving creëren, die een positieve eerste indruk maakt. Daarom koos Allianz ervoor om SERIS haar diensten te laten verlenen in de Allianz Tower. De Allianz Tower is een imposante verschijning met 20 verdiepingen en een vloeroppervlakte van 19.000 m². Gelegen op de hoek van de Blaak en de Coolsingel, vlakbij metrostation Beurs, is het een centrale locatie met alle faciliteiten binnen handbereik. In 2020 verhuisde SERIS mee met Allianz, van de Coolse Poort naar de Allianz Tower. Deze verhuizing was meer dan een fysieke stap. Het symboliseert de sterke band tussen beide organisaties.

De organisatie ontwikkelde zich in die periode ook. We werkten hard aan klant- en medewerkerstevredenheid en voerden onze visie uit: “We willen een werkgever zijn waar medewerkers graag komen en blijven werken én waar een opdrachtnemer graag klant wil zijn en blijven.” Stap voor stap boekten we vooruitgang en wisten we onze operationele, personele en financiële resultaten te verbeteren.

In de dynamische wereld van vandaag bestaat het kantoor van Allianz uit meer dan alleen werkplekken. Allianz fungeert als bruisende ontmoetingsplek waar creativiteit, connectie en samenwerking centraal staan. In deze omgeving speelt gastvrijheid een cruciale rol, naast de onmisbare focus op veiligheid. SERIS zet zich in om Allianz te helpen een optimale balans te vinden tussen gastvrijheid en veiligheid, met de security host als spilfiguur. Deze getrainde professional waarborgt niet alleen de veiligheid van de Allianz Tower en medewerkers, maar creëert tegelijkertijd een warme en gastvrije sfeer voor iedereen die de locatie betreedt.

Onze security hosts zijn een gastvrije beveiligers met de ‘V’ van Vriendelijk. De security host heet bezoekers welkom , vraagt hoe hij of zij ze van dienst kan zijn en zorgt daarna voor een goede afhandeling. Maar tegelijkertijd is onze security host ook beveiliger, en signaleert afwijkend gedrag en treedt zo nodig op. De security host kan als geen ander omgaan met onverwachte situaties, heeft een sterk inlevingsvermogen en weet hoe hij of zij om moet gaan met conflictsituaties en calamiteiten. Daarnaast is de security host meerdere talen machtig en kan hij/zij als geen ander omgaan met administratieve handelingen. Rick Poleij: “Concreet betekent dit onze medewerkers bij Allianz zowel de beveiligings- als receptie taken op zich kunnen nemen. Dit geeft meer mogelijkheden in het rooster bij verlof, verzuim en opschaling. Deze flexibiliteit draagt direct bij aan de continuiteit en flexibiliteit van onze dienstverlening.”

Hospitality en Security zijn aparte disciplines waarbij wij van mening zijn dat deze elkaar niet bijten. Sterker nog, ze zijn nauw verbonden en versterken elkaar. Door de anonimiteit te verlagen met een gastvrije ontvangst kan ongewenst gedrag voorkomen worden. Juist onze security hosts zijn daar uitstekend voor voorbereid en hiertoe in staat!

Allianz streeft ernaar om een werkomgeving te creëren waar medewerkers zich thuis voelen en optimaal kunnen presteren. Dit betekent meer dan alleen een comfortabele stoel en bureau. Door te investeren in een gastvrije en veilige werkomgeving, ervaart Allianz de volgende voordelen:

• Verhoogde productiviteit: Medewerkers die zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen, zijn gemotiveerder en productiever. In een prettige werkomgeving waar men zich welkom voelt, is er meer ruimte voor creativiteit en innovatie. Dit leidt tot betere resultaten voor Allianz.
• Verbeterd welzijn: Veiligheid en welzijn gaan hand in hand. Bij Allianz staat de veiligheid van medewerkers voorop. Dit betekent dat er aandacht is voor ergonomische werkplekken, brandveiligheid en psychosociale veiligheid. Medewerkers die zich veilig voelen, ervaren minder stress en angst, wat leidt tot een lager ziekteverzuim en een hogere werktevredenheid.
• Versterkte loyaliteit: In een prettige werkomgeving waar men zich gewaardeerd voelt, blijven medewerkers langer werken. Dit bespaart Allianz op de kosten van werving en selectie en zorgt voor een stabieler team. Loyale medewerkers zijn bovendien meer betrokken bij hun werk en ambassadeurs van Allianz.
• Betere klantbeleving: De uitstraling van de Allianz Tower en de manier waarop met klanten wordt omgegaan, bepalen voor een groot deel de eerste indruk. In een gastvrije en veilige omgeving voelen klanten zich op hun gemak, wat leidt tot een positievere beleving. Dit leidt tot meer tevreden klanten en een sterkere merknaam voor Allianz.

Door te investeren in een gastvrije en veilige werkomgeving, creëert Allianz een plek waar medewerkers graag werken en waar klanten zich welkom voelen.

SERIS is meer dan alleen een beveiligings- en hospitality dienstverlener.  Onze opdrachtgevers zien ons als een meedenkende en proactieve partner die continu op zoek is naar manieren om onze klanten optimaal te bedienen. Dit blijkt ook uit onze recente aanpak bij Allianz.

Om te komen tot de beste dienstverlening met de hoogste kwaliteit en de laagste kosten hebben wij op basis van een gedetailleerde business case de dienstverlening onder de loep genomen en afgeschaald. We analyseerden factoren zoals bezoekersaantallen, overwerkers, verkeersbewegingen en incidenten om te bepalen of de bezetting van onze security hosts optimaal was ingericht. Deze datagedreven aanpak heeft geleid tot een efficiëntere en kostenbesparende oplossing voor Allianz. Door de dienstverlening af te stemmen op de daadwerkelijke behoefte, is er nu altijd een passende bezetting, terwijl er tegelijkertijd bespaard wordt op onnodige kosten. Dit is echter niet het enige voordeel. De afgeschaalde dienstverlening zorgt ook voor een uitdagendere werkomgeving voor onze medewerkers. Op basis van deze dynamische omgeving worden ze constant gestimuleerd om hun vaardigheden en kennis te ontwikkelen.

Deze aanpak is een perfect voorbeeld van hoe SERIS als betrouwbare partner fungeert die samen met Allianz naar optimale oplossingen zoekt, besluit Poleij. We streven ernaar om meer te doen dan alleen onze taken uitvoeren. We willen een toegevoegde waarde bieden door proactief mee te denken en innovatieve oplossingen te ontwikkelen die zowel de gastvrijheid, de veiligheid en de efficiëntie van onze klanten verhogen.

Andy Hooymayers, Facility & Real Estate Manager Allianz: “De jarenlange samenwerking tussen SERIS en Allianz werpt zeker zijn vruchten af. Door ervaring en een zeer ervaren groepshoofd binnen het SERIS team ontstaat een waardevolle speler voor Allianz. SERIS borgt hun continuïteit door het combineren van een uitgebalanceerd team mensen gekoppeld aan een goede (voor)opleiding, zowel extern als intern. Allianz is voorstander van een langdurige samenwerking. Op deze manier ontstaat een band tussen de medewerkers van SERIS en Allianz welke de werkzaamheden ten goede komen. Uiteraard wordt de professionaliteit door beide partijen nauwkeurig in het oog gehouden. Kortom, Allianz en SERIS hebben een jarenlange samenwerking welke door Allianz als zeer prettig wordt ervaren en we gaan ervan uit dat we deze nog voor langere tijd mogen continueren.”