Seizoengebonden uitdagingen: beveiliging tijdens piekperiodes

Black Friday, Sinterklaas, Kerst of de zomervakantie – voor de meeste mensen staan deze periodes synoniem aan gezelligheid en ontspanning. Maar voor distributiecentra en warehouses betekenen ze topdrukte, misschien wel chaos en verhoogde veiligheidsrisico’s. Beslissers binnen logistieke operaties staan voor de uitdaging om tijdens deze piekperiodes niet alleen de logistieke processen te optimaliseren, maar ook de beveiliging te versterken. Dit vraagt om een flexibele aanpak, waarbij beveiligingsdienstverlening voortdurend moeten worden aangepast aan de veranderende risico’s en operationele eisen. In deze blog geven wij meer uitleg over deze uitdagingen en laten wij zien hoe een slimme beveiligingsstrategie hierbij kan helpen. Het managen van deze uitdagingen is namelijk een complexe taak, vooral in een sector waar efficiëntie en continuïteit van cruciaal belang zijn.

In de piekperiodes is er niet alleen sprake van een toename in goederenverwerking, maar ook vaak van een grotere waarde aan opgeslagen producten. Denk aan dure elektronica tijdens Black Friday of grote hoeveelheden seizoensgebonden voorraad rond Kerst. Dit verhoogt het risico op diefstal, zowel intern als extern. Bovendien is er in geval van een piekperiode vaak sprake van een grote instroom van tijdelijk personeel. Deze tijdelijke krachten kennen de beveiligingsprocedures niet altijd goed, wat de kans op interne fraude of nalatigheid vergroot. Daarnaast is het mogelijk dat deze medewerkers de Nederlandse taal niet altijd volledig machtig zijn. Dit kan communicatieproblemen veroorzaken en brengt extra risico’s met zich mee. Vooral bij het naleven van veiligheids- en bedrijfsspecifieke procedures.

Maar niet alleen de bekende piekperiodes vragen om extra aandacht. Ook tijdens evenementen zoals carnaval kunnen onverwachte risico’s ontstaan, vooral in regio’s waar het feest groots gevierd wordt. Denk aan verhoogd risico op vandalisme of ongeautoriseerde toegang door feestgangers. Daarnaast kan het voorkomen dat medewerkers onder invloed van alcohol en/of verdovende middelen komen werken of door de nasleep van het feestgedrag minder scherp zijn op het naleven van (veiligheids)procedures. Dit verhoogt de kans op menselijke fouten en incidenten, wat vraagt om extra waakzaamheid en duidelijke protocollen.

Toch is het niet altijd hectisch. Na de feestdagen of tussen piekseizoenen in kan het juist weer opvallend rustig zijn. Dit lijkt een goed moment om beveiligingsmaatregelen af te schalen, maar dat vraagt om zorgvuldige planning. Ook in rustige tijden blijven risico’s zoals interne diefstal en ongeautoriseerde toegang bestaan. Het is daarom belangrijk om beveiliging niet volledig terug te schalen, maar proportioneel aan te passen aan de werkelijke behoeften. Dit kan betekenen dat controles minder frequent worden uitgevoerd of dat mobiele surveillance alleen op specifieke momenten wordt ingezet. Door communicatie tussen logistiek en beveiliging te behouden, kan snel op onverwachte situaties worden ingespeeld zonder extra kosten.

Het plannen van beveiligers in piekperiodes is complex door de benodigde flexibiliteit en naleving van de cao Particuliere Beveiliging. Deze cao legt onder andere vast wanneer tijdvakken, verlofaanvragen en overwerkvergoedingen moeten worden geregeld, wat met name tijdens drukke periodes tot uitdagingen kan leiden.

Zo moet verlof conform de cao minimaal vier weken van tevoren worden aangevraagd, tenzij er sprake is van bijzondere omstandigheden. Voor het zomerverlof geldt dat dit voor 1 april moet worden ingediend, waarna de goedkeuring voor 1 mei wordt gegeven. Dit vereist een strakke planning en vroegtijdige afstemming om een optimale personeelsbezetting te waarborgen. SERIS houdt hier op structurele basis rekening mee in de capaciteitsplanning. Dit doen wij door jaarlijks vroegtijdig een inventarisatie te maken van verlofwensen en deze zorgvuldig af te stemmen op de verwachte piekperiodes. Ook wordt er gewerkt met een roulatiesysteem om piekbelasting gelijkmatig te verdelen onder medewerkers, zodat er altijd voldoende bezetting is. Onze planners moeten daarom creatief zijn om voldoende bezetting te garanderen, zonder de wet- en regelgeving te overtreden. Daarbij komt dat de vraag naar beveiligers tijdens piekperiodes sterk toeneemt, terwijl de beschikbaarheid beperkt kan zijn door vakantieperiodes of verhoogde vraag bij andere opdrachtgevers.

Onze planners denken proactief en schakelen snel wanneer dat nodig is om aan de vraag te voldoen. Dit vereist strategisch personeelsbeheer en een nauwe samenwerking met flexibele beveiligingspartners. We maken gebruik van een pool van oproepkrachten en consignatiediensten, waarbij beveiligers buiten reguliere werktijden stand-by staan om bij incidenten snel ter plaatse te kunnen zijn. Daarnaast zetten we mobiele surveillance-eenheden in, zodat we zonder langdurige contractuele verplichtingen snel kunnen opschalen. Deze flexibiliteit stelt ons in staat om pieken in werkdruk effectief op te vangen. Wanneer de werkdruk afneemt, worden de inzet en planning van personeel aangepast door af te schalen, bijvoorbeeld door het aantal oproepkrachten tijdelijk te verminderen en medewerkers van het vaste beveiligingsteam bij andere  opdrachtgevers  in te plannen. Tegelijkertijd moeten onze planners zorgvuldig rekening houden met de werk- en rusttijden van beveiligers om overbelasting te voorkomen en te voldoen aan de cao-voorschriften.

SERIS hanteert hierbij een duurzaam personeelsbeleid waarin wij aandacht hebben voor de eisen, wensen en privésituatie van onze collega’s. Dit is verankerd in SDG 8 van de Verenigde Naties, dat staat voor waardig werk en economische groei. Door deze duurzame benadering zorgen wij voor gemotiveerd personeel dat op een verantwoorde manier kan bijdragen aan de veiligheid van onze opdrachtgevers.

Behulpzaam is één van onze kernwaarden. Dit laten we zien door proactief mee te denken met onze opdrachtgevers en hen te ondersteunen bij het realiseren van een veilige en efficiënte werkomgeving, zelfs tijdens de meest uitdagende piekperiodes.

Om effectief in te spelen op seizoensgebonden uitdagingen, moeten beveiligingsstrategieën flexibel en dynamisch zijn. Beveiligingsplannen worden daarom regelmatig geëvalueerd en aangepast aan de actuele omstandigheden. Dit gebeurt via een duidelijke en vooraf afgestemde communicatie- en overlegstructuur. Op deze manier kunnen knelpunten snel worden geïdentificeerd en efficiënt worden opgelost. In drukke periodes betekent dit bijvoorbeeld extra toegangscontroles om de instroom van tijdelijk personeel en vrachtwagens in goede banen te leiden, zonder de operationele efficiëntie te verstoren.

Mobiele surveillance speelt een belangrijke rol bij het snel reageren op incidenten en het monitoren van risicogebieden, zoals laad- en losdocks waar tijdens piekperiodes een verhoogd risico op diefstal bestaat. Daarnaast maken we gebruik van geavanceerde technologie, zoals slimme camera’s en AI-gebaseerde analyses, om afwijkend gedrag te detecteren en preventief in te grijpen

Om operationele risico’s verder te minimaliseren, voert SERIS structureel visitaties en alcohol- en drugscontroles uit bij medewerkers en bezoekers. Deze controles worden uitgevoerd volgens strikte protocollen om de veiligheid te waarborgen zonder de werkprocessen te verstoren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van moderne testapparatuur, eventueel aangevuld met de inzet van een drugshond, voor snelle en accurate resultaten. De uitkomsten van deze controles tonen aan dat preventieve maatregelen effectief bijdragen aan een veiligere werkomgeving. Door deze aanpak behouden wij een hoog veiligheidsniveau, zelfs tijdens de meest hectische piekperiodes.

Piekperiodes in de logistieke sector vragen om flexibiliteit, snelheid en slimme beveiligingsstrategieën. Of het nu gaat om distributiecentra, warehouses of andere logistieke faciliteiten, SERIS biedt de expertise en oplossingen om uw operaties veilig en efficiënt te houden, zelfs tijdens de drukste tijden. Ook in rustige periodes zorgen we voor een passende beveiliging, zonder onnodige kosten te maken. Bent u voorbereid op de volgende piekperiode? Of wilt u weten hoe wij uw logistieke operatie ook in rustige tijden kunnen ondersteunen? Neem dan contact met ons op en ontdek hoe wij u kunnen helpen bij het veilig en efficiënt managen van uw logistieke processen.