Privacy policy
Versie nr. 1.
Datum: 9 mei 2018.
Wij hebben dit document opgesteld om u te verduidelijken in welke omstandigheden wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe wij ze beschermen. Wij kunnen deze Privacy notice tussentijds wijzigen. Wij zullen elke wijziging die wordt aangebracht aan dit document op onze website publiceren zodat u altijd weet welke informatie wij verzamelen, hoe we ze kunnen gebruiken en in welke gevallen wij deze gegevens kunnen doorgeven aan derden. Daarom vragen wij u dit document regelmatig door te nemen.
Deze Privacy notice heeft voornamelijk betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van onze huidige klanten en in sommige gevallen van onze vroegere klanten, onze leveranciers, onze prospecten, net als hun personeelsleden en de door hen aangeduide personen, personen die belangstelling tonen voor onze activiteiten en personen met wie wij in contact komen in het kader van de uitvoering van onze activiteiten.
In overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, delen wij u het volgende mee:
1) Deze Privacy notice heeft betrekking op de verwerkingen uitgevoerd door de volgende ondernemingen van de groep SERIS Nederland:
SERIS Holding B.V. , Kerkeplaat 2G, 3313 LC Dordrecht, kvk-nummer 24251292
SERIS Security B.V. , Kerkeplaat 2G, 3313 LC Dordrecht, kvk-nummer 52242072, ND- vergunning ND21;
SERIS Facility B.V. , Kerkeplaat 2G, 3313 LC Dordrecht, kvk-nummer 24251293
SERIS Safety B.V. , Kerkeplaat 2G, 3313 LC Dordrecht, kvk-nummer 52241831
Hierna gezamenlijk “SERIS” genoemd.
2) Het e-mailadres van de Data Protection Officers van SERIS is: dpo@seris.nl.
3) De persoonsgegevens die wij kunnen verwerken zijn de volgende:
Identificatiegegevens: naam, voornaam, taal, titel, functie, type en documentnummers legitimatiebewijzen , enz.
Contactgegevens: postadres, vast en/of mobiel telefoonnummer, e-mailadres, enz.
Financiële gegevens: bankrekeningnummer.
Andere bijzondere persoonsgegevens vereist door de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr).[2]
Gegevens betreffende de opname van beelden: bewakingsbeelden.
Gegevens betreffende geluidsopnames: telefoongesprekken via vaste lijnen.
4) Als u een contractuele relatie heeft met SERIS, dan vormt deze overeenkomst de basis voor de verwerking van de persoonsgegevens. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens bestaat erin om SERIS in staat te stellen om de uitvoering van de in het contract vermelde diensten te waarborgen, net als het algemeen beheer van de klanten en leveranciers, met inbegrip van de boekhouding, het beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of de overdracht van schulden, net als de bescherming van onze rechten.
Wij baseren de verwerking van uw persoonsgegevens op ons gerechtvaardigd belang en kunnen u op die manier promoties aanbieden die verband houden met gelijkaardige producten of diensten die u heeft gebruikt en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten en die van onze sector of om onze activiteiten, eigendommen en gebouwen te beschermen door bezoekers te registreren.
Wij baseren de verwerking van uw persoonsgegevens op uw toestemming als u zich inschrijft op onze nieuwsbrief, als u ons een vraag om informatie stuurt, als u ons belt (in dat geval wordt u vooraf op de hoogte gebracht van het feit dat het gesprek kan worden opgenomen), of als u onze lokalen betreedt waar een pictogram camerabewaking aangeeft. U kan zich te allen tijde uitschrijven voor de nieuwsbrief.
Ten slotte kan de verwerking van uw persoonsgegevens verantwoord worden om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. In dit verband zijn wij onderworpen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen die ons dwingen om bepaalde persoonsgegevens te bewaren en door te geven aan de boekhoudkundige en fiscale administratie. Bovendien zijn wij onderworpen aan de wettelijke verplichtingen met betrekking tot onze sector die strikt gereglementeerd is en die ons verplicht om bepaalde informatie door te geven aan onze toezichthoudende autoriteit op hun uitdrukkelijk verzoek of op ons eigen initiatief.
5) SERIS bewaart uw persoonsgegevens tot er een einde komt aan uw relatie met SERIS (bijvoorbeeld als u niet langer gebonden bent door een contract met SERIS of als u zich afmeldt voor de nieuwsbrief van SERIS). Er bestaan uitzonderingen op dit principe in de volgende gevallen:
a) als er een wettelijke bewaartermijn is;
b) om een eventuele verjaringstermijn te respecteren;
c) om onze of uw rechten te laten verdedigen en te doen gelden in geval van een betwisting of geschil.
6) Uw persoonsgegevens zullen toegankelijk zijn voor personen die aangeduid zijn in overeenstemming met het “need-to-know”-principe, om de hierboven vermelde doeleinden te bereiken.
Een onderneming van de SERIS-groep kan uw persoonsgegevens aan een andere onderneming doorgeven vermeld in punt 1) hierboven als dit noodzakelijk is om aan een wettelijke of contractuele verplichting te voldoen.
SERIS zal uw persoonsgegevens niet doorgeven aan derden zonder voorafgaande kennisgeving, behalve indien deze overdracht vereist is als gevolg van wettelijke of contractuele verplichtingen, of gerechtelijke of politiemaatregelen.
Als SERIS een beroep doet op externe onderaannemers zijn deze altijd contractueel verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst volgens de geldende regels, en om uw persoonlijke gegevens niet te verwerken voor andere doeleinden dan die vermeld in onze gemeenschappelijke onderaannemingsovereenkomst. Als een klant bijvoorbeeld kiest voor deze service, kan SERIS Security deze klant op zijn verzoek toegang geven tot een ERP-oplossing waardoor er een controle en rapportering kan worden uitgevoerd betreffende de bewakingsactiviteiten uitgevoerd door SERIS Security op vraag van de klant. Dit platform wordt ondergebracht bij een externe onderaannemer van SERIS, aan wie de persoonsgegevens van de klant worden doorgegeven. Deze overdracht beperkt zich tot de informatie die nodig is om deze externe onderaannemer in staat te stellen de opdracht uit te kunnen voeren die wij hem contractueel hebben toevertrouwd.
7) Overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming[1], heeft iedereen volgens bepaalde voorwaarden de volgende rechten:
1) toegang tot en rechtzetting van persoonsgegevens;
2) verwijdering van de persoonsgegevens in de door de wet vermelde gevallen;
3) in geval van betwisting betreffende de verwerking van persoonsgegevens, de beperking van de verwerking van die persoonsgegevens totdat de betwisting is opgelost;
4) de overdraagbaarheid van persoonsgegevens;
5) te allen tijde en zonder motivering, verzet tegen de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden of geautomatiseerde individuele besluitvorming.
Als de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze te allen tijde in te trekken.
Iedereen die gebruik wil maken van deze rechten wordt verzocht een e-mail te sturen naar het adres dpo@seris.nl. Iedere persoon beschikt ook over een recht op beroep bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
8) SERIS voert een permanente follow-up uit van de beveiliging van de persoonsgegevens binnen de onderneming. SERIS verbindt zich ertoe om alle redelijke technische en organisatorische maatregelen te nemen om te vermijden dat onbevoegde personen toegang krijgen tot de persoonsgegevens die aan SERIS werden toevertrouwd, en om ieder ongeoorloofd verlies van persoonsgegevens, vernietiging en openbaarmaking te vermijden. SERIS maakt gebruik van systemen die regelmatig worden bijgewerkt, waardoor persoonsgegevens indien nodig versleuteld kunnen worden, en de firewalls stemmen overeen met de industriële normen.
___________
[1]Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (…), P.B.E.U., 4 mei 2016, L. 119/1.
[2]In overeenstemming met de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr), geldend van van 4 juli 2013 t/m heden .
