De onzichtbare kracht van bedrijfscultuur in de logistieke sector

Beveiliging in de logistieke sector is een complex en continu proces dat de aandacht en inspanning van alle betrokkenen vereist. Goede beveiliging is cruciaal om diefstal, fraude, vandalisme en andere incidenten te voorkomen. De logistieke sector is een breed en divers speelveld, met een scala aan verschillende schakels in de keten. Van leveranciers tot transporteurs, opslagbedrijven tot distributeurs, en alles daartussenin. Elke schakel vormt een potentieel risico voor ongewenste incidenten. De complexiteit van de sector maakt het dan ook extra uitdagend om een effectief beveiligingsbeleid te implementeren.

De logistieke sector staat vaak bloot aan bedreigingen, waarbij in veel gevallen insiders betrokken zijn. Een insider is iemand die met toestemming toegang heeft tot een logistieke locatie of informatie. Deze persoon kan die toegang opzettelijk of onopzettelijk misbruiken door informatie te delen of anderen toegang te geven. Dit kan de veiligheid van bijvoorbeeld een distributiecentrum in gevaar brengen. Onopzettelijke fouten komen vaker voor dan kwade opzet. Vaak is het een stukje onwetendheid of een gebrek aan verantwoordelijkheidsgevoel of besef van de gevolgen van iemands handelen of nalaten daarvan. De bedrijfscultuur speelt hierin een belangrijke rol.

De bedrijfscultuur in de logistieke sector speelt een cruciale rol bij het waarborgen van veiligheid, omdat dit ook van invloed is op specifieke beveiligingsmaatregelen met betrekking tot vitale processen en infrastuctuur. Het is daarom belangrijk dat medewerkers zich niet alleen bewust zijn van algemene veiligheidskwesties, maar ook van de specifieke beveiligingsrisico’s die gelden ten aanzien van de diverse schakels in de logistieke keten.

De bedrijfscultuur beïnvloedt niet alleen hoe medewerkers denken over beveiliging in algemene zin, maar ook hoe zij omgaan met specifieke beveiligingsmaatregelen. Denk hierbij aan de implementatie van geavanceerde toegangscontrolesystemen, monitoring van ladingen en voertuigbewegingen, en het gebruik van geofencing-technologie om de beveiliging van distributiecentra te versterken. In al deze zaken zitten menselijke schakels die van invloed zijn op de werking van het gehele systeem van maatregelen. Daarnaast is het van belang hoe de medewerkers omgaan met de risico’s. Is veiligheid een prioriteit? Is men zich bewust van de risico’s? Volgt men de regels? Neemt men verantwoordelijkheid voor veiligheid? Meldt men incidenten? Leert men van fouten? Een sterke bedrijfscultuur kan het verschil maken tussen een goed beveiligd distributiecentrum of een kwetsbaar doelwit.

Het is belangrijk om eerst kritisch naar de eigen organisatie te kijken. Beveiligingsdienstverlening zonder duidelijke instructies, heeft direct gevolgen voor de efficiëntie van de beveiliging, de uitstraling en in het verlengde daarvan het algemene veiligheidsgevoel. De eerste stap is dan ook het analyseren van de onderliggende oorzaak van elke geconstateerde afwijking ten einde de ‘root cause’ te vinden. Pas als die is vastgesteld kan de echte oorzaak van een afwijking weggenomen worden en kunnen we verder kijken. Vervolgens is het zaak om het presteren van de beveiliging te meten. Dit begint met het verplicht invullen van diverse registraties, waaronder de reguliere dienstrapportage, rapportage van de controlerondes en registratie van toegangscontroles en visitaties. De rapporten die we opstellen zijn primair bedoeld als vastlegging van de uitgevoerde werkzaamheden en controles en ter documentatie en rapportage van afwijkingen. Daarnaast helpen rapportages ons om afwijkingen in onder meer de dienstuitvoering vast te stellen. Het doel is altijd verbetering en het minimaliseren van risico’s.

Leading by example

De gewenste bedrijfscultuur en elke cultuurverandering die een organisatie nastreeft moet gedragen worden om duurzaam te zijn. Dit begint met zichtbare betrokkenheid van de directie en het management bij de beveiliging. Het management dient kennis te hebben van de beveiligingsmaatregelen en –procedures, de risico’s die de beveiliging adresseert en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Vervolgens dient zij actief bij te dragen aan én een voorbeeldrol vervullen in het creëren van een veilige werkomgeving. Hierdoor zullen medewerkers en bezoekers actief gaan bijdragen aan het naleven van het veiligheidsbeleid. Oftewel, leading by example.

Zorg dat het veiligheidsbeleid en werkinstructies duidelijk geformuleerd en gecommuniceerd zijn, zodat ze consistent op alle lagen worden nageleefd. Medewerkers worden regelmatig in werkoverleggen, toolboxmeetings en veiligheidsoefeningen bijgepraat over beveiligingsprocedures. Door middel van deze zaken worden zij bewust gemaakt van de mogelijke risico’s. Bovenal moet er een open cultuur zijn waar medewerkers incidenten durven te melden en fouten durven te bespreken. Dit resulteert in verminderde veiligheidsrisico’s en een kleinere kans op incidenten.

Indien medewerkers op alle niveaus samenwerken en de regels respecteren, wordt een omgeving gecreëerd waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de veiligheid. Dit zorgt ervoor dat medewerkers:

• Alerter zijn op verdachte situaties en activiteiten.
• Meer geneigd zijn om verdachte situaties te melden.
• Vertrouwen hebben in de organisatie dat meldingen serieus genomen worden.

Dit leidt tot een snellere detectie van onregelmatigheden, waardoor de organisatie sneller kan reageren en schade kan beperken.

Cultuurverandering is een voortschrijdend proces dat tijd en inspanning vergt. Het management dient niet alleen de stuwende kracht te zijn achter de verandering, maar moet ook specifieke maatregelen nemen om de veiligheidscultuur te versterken.

Een belangrijk aspect is het investeren in gespecialiseerde trainingen voor medewerkers over beveiligingsprocedures, afgestemd op de logistieke omgeving en de specifieke risico’s. Hierbij kan gedacht worden aan trainingen over het uitvoeren van ID-controles, visitaties, het gebruik van warmtebeeldcamera’s, de meerwaarde van rondecontrolesystemen, het gebruik van X-Ray apparatuur en samenwerking met overheidsinstanties. Daarnaast is het van belang om het risicobewustzijn van medewerkers te vergroten, waarbij specifieke scenario’s in de logistieke keten worden behandeld. De nadruk moet liggen op het herkennen van verdachte activiteiten, omgaan met noodsituaties en het volgen van protocollen om de veiligheid te waarborgen.

Het verstrekken van voldoende middelen en budget voor trainingen, oefeningen, geavanceerde beveiligingsapparatuur, zoals CCTV-systemen, geautomatiseerde toegangscontrolesystemen en trackingtechnologieën voor goederen, dragen bij aan het creëren van een veilige werkomgeving. Het toepassen van hiervan vergroot niet alleen de controle op- en zichtbaarheid van de gehele logistieke operatie, maar verbetert ook de alertheid op verdachte situaties en activiteiten.

Waardering tonen voor medewerkers die risico’s, verdachte situaties en bijna-incidenten melden, is een cruciaal onderdeel van een sterke veiligheidscultuur. Dit begint door terugkoppeling te geven op elke melding. Deze terugkoppeling vergroot het gevoel dat iemands bijdrage het verschil kan maken. In gevallen waar sprake is van een efficiëntie verbetering kan een beloningssysteem overwogen worden. Tegelijkertijd moet de organisatie ervoor zorgen dat meldingen vertrouwelijk behandeld worden, om repercussies voor de melder te voorkomen. Daarnaast moet het management actief betrokken zijn bij het analyseren van incidenten en het implementeren van verbeteringen om herhaling te voorkomen.

Continu verbeteren

Het handhaven van regels moet niet alleen gericht zijn op naleving, maar ook op het continu verbeteren van beveiligingsprotocollen. Het is van belang dat het management en de medewerkers samenwerken om potentiële risico’s te identificeren en gezamenlijk oplossingen te vinden. Dit creëert een dynamische en adaptieve benadering van beveiliging, aangepast aan de specifieke uitdagingen van de logistieke sector. Door proactief op te treden bij nalatigheid en ander ongewenst gedrag, en consequent door te pakken bij herhaling, wordt een duidelijk signaal afgegeven over het belang dat wordt gehecht aan beveiligingsmaatregelen. Hierbij kunnen specifieke maatregelen worden genomen, zoals aanvullende training, begeleiding of, indien nodig, het nemen van passende sancties. Belangrijk is dan ook een helder sanctiebeleid te hebben.

Het erkennen en benutten van de bedrijfscultuur als de “stille motor” achter effectieve beveiliging is van cruciaal belang in de logistieke sector. Het is niet alleen een kwestie van het volgen van regels, maar ook van het begrijpen en integreren van beveiliging in de dagelijkse werkzaamheden. Een sterke veiligheidscultuur stimuleert niet alleen een veilige werkomgeving, maar draagt ook bij aan het verminderen van veiligheidsrisico’s.

De realisatie van een sterke veiligheidscultuur is een voortdurende inspanning die de betrokkenheid van alle deelnemers vereist. De directie moet het voortouw nemen, maar alle medewerkers, van afdelingshoofden tot beveiligers en onderhoudsmedewerkers, hebben hierin een rol. Het creëren van een sterke veiligheidscultuur is niet eenvoudig, maar het is de moeite waard. De voordelen van een sterke veiligheidscultuur zijn talrijk en kunnen de veiligheid binnen de logistieke sector waarborgen. Investeren in een sterke veiligheidscultuur is een investering in de toekomst. Indien goed onderhouden is het van blijvende waarde en verlaagt het de kans op incidenten en ondermijning aanzienlijk.

Nieuwsgierig geworden hoe SERIS omgaat met de beveiliging in de logistieke sector? Ontdek onze aanpak en mogelijkheden